Home > Management > Konsep Efektivitas dan Kinerja: Tolok Ukur Efektivitas dan Kinerja

Konsep Efektivitas dan Kinerja: Tolok Ukur Efektivitas dan Kinerja

25 December 2014 Leave a comment Go to comments
Contributor: Mastur

Tolok Ukur Efektivitas dan Kinerja

Konsep Efektivitas

Setiap organisasi mempunyai tujuan baik tujuan umum maupun khusus, jangka pendek maupun jangka panjang, yang akan direalisasikan dengan menggunakan berbagai sumberdaya atau faktor produksi yang ada.  Pengelola tidak akan dapat mencapai tujuan secara optimal bilamana penggunaan sumberdaya atau faktor produksi dilakukan tidak dengan proses yang benar.  Manajemen memegang peranan sangat penting, sebab manajemen merupakan “proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan dan pengendalian upaya organisasi dan proses penggunaan semua sumberdaya organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan” (Stoner, 1994: 10).  Efektivitas berbicara tentang visi dan arah, berhubungan dengan memfokuskan energi organisasi pada arah tertentu (Veitzhal Rivai, 2003: 147).  Efektivitas organisasi merupakan suatu indeks mengenai hasil yang dicapai terhadap tujuan organisasi (Mulyono, 1990: 54).

Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan.  Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau keterampilan khusus, mereka harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan (Hani Handoko, 1997: 8).

Ada dua konsep utama untuk menilai manajer dan organisasi (Stoner, 1994: 9) yaitu efisiensi dan efektivitas.  Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, sedangkan efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.  Berkenaan dengan kinerja (performance) tersebut Peter Drucker (dalam Stoner, 1994: 9) menyebutkan bahwa efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar, sedangkan efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang tepat.

Peranan efektivitas manajemen biasanya diakui sebagai faktor paling penting dalam keberhasilan jangka panjang suatu organisasi.  Keberhasilan diukur dalam bentuk pencapaian sasaran organisasi.  Manajemen dapat didefinisikan sebagai proses penetapan sasaran organisasi dan melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut secara efisien baik dalam bentuk penggunaan tenaga manusia, bahan, dan sumber daya modal.

Keberhasilan organisasi dapat diukur dengan konsep efektivitas (Richard M. Steers, 1995:16).  Yang dimaksud efektivitas adalah sesuatu yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (Komaruddin Sastradipoera, 1989:126).  Stephen P. Robbins (2002: 22) mengartikan efektivitas sebagai suatu yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengertian efektivitas menurut para ahli pada hakekatnya memiliki kesamaan makna yaitu menitikberatkan pada tingkat keberhasilan dan pencapaian tujuan yang ditetapkan sebelumnya.  Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, Richard M. Steers (1995:3-5) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk meneliti efektivitas kegiatan organisasi untuk melihat apakah organisasi dapat mencapai sasaran dan tujuannya, yaitu:

(1) Konsep optimisasi tujuan.

(2) Konsep perspektif sistem.

(3) Tekanan terhadap perilaku.

Ketiga konsep tersebut sebenarnya saling terkait, namun dalam penelitian untuk mengetahui efektivitas pengelolaan dana BKM akan diukur melalui penilaian efektivitas dengan menggunakan konsep optimalisasi tujuan, yaitu melihat sejauhmana tujuan-tujuan atau sasaran BKM dapat dicapai.  Hal ini sesuai dengan ukuran untuk efektivitas organisasi dari Richard M. Steers (1995:47) yang penulis simpulkan sebagai berikut :

(1)   Efektivitas keseluruhan, yaitu sejauhmana organisasi melaksanakan seluruh tugas pokoknya atau mencapai semua sasarannya.

(2)   Produktivitas, yaitu kuantitas atau volume dari produk atau jasa pokok yang dihasilkan organisasi.  Dapat diukur menurut tiga tingkatan: tingkat individual, kelompok dan keseluruhan organisasi.

(3)   Efisiensi, yaitu sesuatu yang mencerminkan perbandingan antara beberapa aspek unit terhadap biaya untuk menghasilkan prestasi tersebut.

(4)   Laba, yaitu penghasilan atas penanaman modal yang dipakai  untuk menjalankan organisasi.  Jumlah dari sumberdaya yang masih tersisa setelah semua biaya dan kewajiban dipenuhi, kadang-kadang dinyatakan dalam persentase.

(5)   Pertumbuhan, yaitu penambahan dalam hal-hal seperti tenaga kerja, fasilitas yang ada dalam organisasi, harga, penjualan, laba, modal, bagian pasar, dan penemuan-penemuan baru.  Suatu perbandingan antara keadaan organisasi sekarang dengan keadaan masa sebelumnya.

(6)   Stabilitas, yaitu pemeliharaan struktur, fungsi, dan sumberdaya sepanjang waktu, khususnya dalam periode-periode sulit.

(7)   Semangat kerja, yaitu kecenderungan anggota organisasi berusaha lebih keras mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang meliputi perasaan terikat, kebersamaan tujuan, dan perasaan memiliki.

(8)   Kepuasan, yaitu kompensasi atau timbal balik positif  yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam organisasi.

(9)   Penerimaan tujuan organisasi, yaitu diterimanya tujuan-tujuan organisasi oleh setiap pribadi dan oleh unit-unit dalam organisasi.  Kepercayaan mereka bahwa tujuan organisasi tersebut adalah benar dan layak.

(10) Keterpaduan, konflik-konflik, kekompakan, yaitu dimensi berkutub dua.  Yang dimaksud kutub keterpaduan adalah fakta bahwa para anggota organisasi saling menyukai satu sama lain, bekerja sama dengan baik, berkomunikasi sepenuhnya dan secara terbuka, dan mengkoordinasikan usaha kerja mereka.  Pada kutub yang lain terdapat organisasi penuh pertengkaran baik dalam bentuk kata-kata maupun secara fisik, koordinasi yang buruk, dan berkomunikasi yang tidak efektif.

(11) Keluwesan adaptasi, yaitu kemampuan organisasi untuk mengubah standar operasi prosedur (SOP) guna menyesuaikan diri terhadap perubahan.

(12) Penilaian oleh pihak luar, yaitu penilaian mengenai organisasi atau unit organisasi oleh mereka (individu atau organisasi) dalam lingkungannya, yaitu pihak-pihak dengan siapa organisasi ini berhubungan.

Penilaian efektivitas pengelolaan dana program P2KP akan diukur menggunakan konsep optimalisasi tujuan, yaitu melihat sejauhmana tujuan-tujuan atau sasaran program P2KP dapat dicapai.  Hal ini sesuai dengan tolok ukur untuk efektivitas organisasi dari Richard M. Steers (1995: 4) yaitu antara lain efektivitas keseluruhan, produktivitas, efisiensi, laba, pertumbuhan, stabilitas, semangat kerja, kepuasan, penerimaan tujuan organisasi, keterpaduan, keluwesan adaptasi dan penilaian oleh pihak luar yang menggambarkan kinerja dari organisasi tersebut.

Sesuai dengan penelitian ini, maka yang menjadi tolok ukur kinerja Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM), dalam pengelolaan dana pada Program Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan (P2KP) antara lain tujuan, efisiensi, laba, pertumbuhan, stabilitas, semangat kerja, kepuasan, penerimaan tujuan organisasi, keterpaduan, keluwesan adaptasi dan penilaian oleh pihak luar yang menggambarkan kinerja dari organisasi tersebut.

Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) sebagai organisasi kelompok, juga sebagai lembaga sumber pembiayaan dan pengelola penyedia modal bagi anggotanya, maka banyak pihak-pihak yang berkepentingan terhadap lembaga tersebut, oleh karena itu BKM membutuhkan manajemen.

Terdapat tiga alasan utama diperlukannya manajemen (Hani Handoko, 1997: 6):

(1)   Untuk mencapai tujuan.

(2)   Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.

(3)   Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas yang tinggi.

Di sisi lain manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu.  Fungsi manajemen yang dikemukakan tersebut meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian.  Pengertian dari masing-masing fungsi tersebut :

Perencanaan (planning) menunjukkan bahwa manajer berfikir melalui sasaran-sasaran dan kegiatan mereka sebelumnya, bahwa kegiatan-kegiatan mereka lebih didasarkan pada suatu metode, rencana, atau pikiran logis ketimbang pada praduga.  Langkah-langkah dalam perencanaan : adalah 1) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan 2) penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Pengorganisasian (organizing) adalah proses pengaturan dan peng-alokasian kerja, wewenang, dan sumberdaya manusia anggota organisasi sehingga mereka dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Kepemimpinan (leading) adalah mencakup hal mengarahkan (directing), hal mempengaruhi (influencing), memotivasi (motivating) karyawan untuk menjalankan tugas-tugas pokok.

Pengendalian (controlling) adalah kegiatan manajer harus memastikan bahwa tindakan para anggota organisasi benar-benar membawa organisasi ke arah tujuan yang telah ditetapkan.  Fungsi pengendalian dari manajemen mencakup empat unsur utama: (1). Menetapkan standar kinerja, (2), Mengukur kinerja yang sedang berjalan, (3), Membandingkan kinerja ini dengan standar yang telah ditetapkan, (4), Mengambil tindakan untuk memperbaiki kalau ada penyimpangan (Stoner, 1994: 11).

Konsep Kinerja

Menurut Gary Siegel dan Helene (dalam Mulyadi, 2001: 415) mendefinisikan penilaian kinerja sebagai berikut “Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas operasional, bagian organisasi, dan karyawannya berdasarkan sasaran, standar, dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya”.

Karenanya organisasi pada dasarnya dijalankan oleh manusia, maka penilaian kinerja sesungguhnya merupakan penilaian atas perilaku manusia dalam melaksanakan peran yang mereka mainkan di dalam organisasi.  Tujuan pokok penilaian kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi dan dalam mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan.  Standar perilaku dapat berupa kebijakan manajemen atau rencana formal yang dituangkan dalam anggaran.

Menurut Mulyadi (2001:416), penilaian kinerja dimanfaatkan oleh manajemen untuk :

  1. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian karyawan secara maksimal
  2. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.
  3. Mengindentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan.
  4. Menyediakan umpan balik para karyawan mengenai bagaimana atasan menilai kinerja mereka.
  5. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan.

Pengukuran-pengukuran yang digunakan untuk menilai kinerja tergantung pada bagaimana unit organisasi akan dinilai dan bagaimana sasaran akan dicapai. Sasaran yang ditetapkan pada tahap perumusan strategi dalam sebuah proses manajemen strategis harus betul-betul digunakan untuk mengukur kinerja organisasi selama masa implementasi strategi.

Dengan adanya tujuan atau target dari organisasi maka jalannya organisasi terarah, serta memberikan motivasi bagi setiap individu dalam organisasi untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.  Gibson (1997: 164) mendefinisikan tujuan sebagai keterangan ukuran keberhasilan yang ingin dicapai.  Tujuan membantu seseorang menyusun suatu rencana yang mengubah harapan dan keinginan menjadi kenyataan.

Suatu kegiatan disebut efisien, pertama dengan input tertentu dapat dicapai output maksimal, kedua dengan input minimal dapat dicapai output tertentu.  Tingkat efisiensi semakin tinggi apabila semakin sedikit sumber daya, dana, sarana dan prasarana yang digunakan dalam menghasilkan barang dan jasa tertentu (Hasibuan 2003: 160).  Setiap organisasi berusaha mencapai tingkat efisiensi yang paling tinggi.  Yang dimaksud dengan efisiensi di sini adalah suatu perbandingan (rasio) antara tindakan-tindakan yang dilakukan (input) dengan hasil-hasil yang diperoleh (output) (Hasibuan, 2003 : 161).

Mulyono (1990: 61) mengatakan modifikasi variabel penentu produktivitas organisasi dapat dikembangkan dan diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi, yaitu:

  1. Pola tingkah laku kerja, segala aktivitas organisasi yang memperlihatkan keikutsertaan dan keterlibatan individu-individu di dalamnya.
  2. Pelaksanaan tugas, yaitu evaluasi terhadap prestasi individu mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawabnya.
  3. Efektivitas organisasi, yaitu indeks mengenai hasil yang dicapai terhadap tujuan organisasi.

Berdasarkan pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa produktivitas merupakan perbandingan antara keluaran dan masukan serta mengutarakan cara pemanfaatan terhadap sumber-sumber dalam memproduksi suatu barang dan jasa.

Indikator penilaian kinerja selain diuraikan di atas adalah pertumbuhan modal. Modal merupakan dana yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan sehari-hari (Sutrisno, 2001 : 43).  Modal kerja merupakan salah satu aktiva yang sangat penting dalam perusahaan. Karena tanpa modal kerja perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan dana untuk menjalankan aktivitasnya.  Masa perputaran modal kerja, yakni sejak kas ditanamkan pada elemen-elemen modal kerja hingga menjadi kas lagi, adalah kurang dari satu tahun atau berjangka pendek.  Masa perputaran modal kerja ini menunjukkan tingkat efisiensi penggunaan modal kerja tersebut.

Pertumbuhan modal BKM dapat dilihat melalui pertambahan atau pengurangan modal dari perolehan laba atau rugi yang diperoleh oleh setiap organisasi tersebut.  Laba terjadi apabila penghasilan yang diperoleh dalam suatu periode lebih besar dibandingkan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan, sebaliknya rugi akan timbul bila pendapatan lebih rendah dibandingkan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan (Sutrisno, 2001 :12).

Sesuai dengan penelitian ini, maka yang menjadi tolok ukur kinerja Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM), pada Program Panggulangan Kemiskinan di Perkotaan (P2KP) yaitu tujuan, efisiensi, laba, pertumbuhan, stabilitas, semangat kerja, kepuasan, penerimaan tujuan organisasi, keterpaduan, keluwesan adaptasi dan penilaian oleh pihak luar yang menggambarkan kinerja dari organisasi tersebut.

Seorang manajer yang efisien adalah manajer yang mencapai keluaran, atau hasil yang memiliki sifat-sifat yang dikehendaki masukan (tenaga kerja, bahan, dan waktu) yang dipergunakan untuk mencapai keluaran.  Manajer yang berkemampuan untuk memperkecil biaya sumberdaya yang dipergunakannya untuk mencapai tujuan adalah manajer yang bertindak dengan efisien (Stoner, 1994 : 9).

Di sisi lain pertumbuhan modal, merupakan salah satu indikator dari konsep optimalisasi tujuan.  Modal kerja merupakan harta yang dapat dengan segera dijadikan uang kas dan digunakan oleh perusahaan untuk membiayai keperluan operasi sehari-hari (Murti Sumarni, 1993: 260).  Modal kerja merupakan salah satu aktiva yang sangat penting dalam perusahaan, karena tanpa modal kerja perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan dana untuk menjalankan aktivitasnya.  Masa perputaran modal kerja yakni sejak kas ditanamkan pada elemen-elemen modal kerja hingga menjadi kas lagi, adalah kurang dari satu tahun atau berjangka pendek.  Masa perputaran modal kerja ini menunjukkan tingkat efisiensi penggunaan modal kerja tersebut.

<<dbi>>

Categories: Management Tags: ,
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: